Documentos para assinatura

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Além da Ficha de Autorização, a instituição pode pedir a assinatura do doador em qualquer outro documento em PDF: um termo de voluntariado, uma autorização de uso de imagem, um contrato. Você sobe o arquivo, marca onde vão a assinatura e a data, e o GeDOA manda o link ao doador por e-mail ou WhatsApp. Quando ele assina, o documento volta sozinho para as evidências do cadastro, junto com o relatório de auditoria (data, hora, aparelho e registro de cada passo).

Este recurso usa a mesma plataforma da assinatura eletrônica da ficha e só aparece quando ela está ligada na instituição.

Onde fica

Documentos para assinatura no cadastro

1. 1Documentos enviados e a situação de cada um
2. 2Enviar um PDF para o doador assinar
3. 3Reenviar o link de quem ainda não assinou
4. 4Baixar o documento assinado

Abra o cadastro do doador em Editar e desça até Documentos para assinatura.

1. Documentos para assinatura. A lista dos documentos enviados a este doador, do mais novo para o mais antigo, com o canal usado e a data do envio.
2. Enviar documento. Abre a tela para subir o PDF e marcar a assinatura.
3. Reenviar link. Aparece nos documentos que ainda aguardam a assinatura.
4. Baixar. Abre o documento já assinado.

Como enviar um documento

Enviar documento para assinatura

1. 1Escolher o PDF
2. 2Nome que o doador vê
3. 3Escolher o campo e clicar na página
4. 4Lugar da assinatura (arraste para mover)
5. 5Canal do link: e-mail ou WhatsApp
6. 6Enviar

1. No cadastro do doador, clique em Enviar documento.
2. Clique em Escolher o PDF e selecione o arquivo. O PDF pode ter até 10 MB e 50 páginas, e não pode estar protegido por senha. As páginas aparecem à direita.
3. Confira o Nome do documento. Ele vem do nome do arquivo e é o que o doador vê na mensagem e na página de assinatura.
4. Em Campos, deixe Assinatura escolhido e clique na página, no lugar onde o doador deve assinar. Um quadro azul marca o lugar.
5. Se quiser a data, clique em Data e depois no lugar da data na página. Ela é preenchida sozinha com o dia da assinatura; o doador não digita nada.
6. Para ajustar, arraste o quadro para mover e puxe o canto de baixo para mudar o tamanho. O x vermelho remove o campo.
7. Em Enviar o link por, escolha E-mail ou WhatsApp. O e-mail vem marcado quando o doador tem e-mail cadastrado.
8. Clique em Enviar para assinatura. O documento entra na lista como Aguardando assinatura.

Você pode marcar mais de uma assinatura, inclusive em páginas diferentes, até 20 campos por documento. É preciso marcar pelo menos uma assinatura.

Contato do doador

O link vai para o e-mail ou o celular salvos no cadastro. Se você acabou de corrigir o contato, clique em Salvar antes de enviar o documento. A opção de um canal fica apagada quando o doador não tem aquele contato.

O que o doador recebe

1. Uma mensagem com o nome da sua instituição, o nome do documento e o botão Ler e assinar.
2. Ao abrir, ele lê o documento inteiro, assina pelo celular ou pelo computador (desenhando ou digitando o nome) e conclui.
3. Depois de assinar, ele recebe a cópia assinada em PDF no e-mail, quando tem um. Se o envio foi pelo WhatsApp, chega também uma mensagem de confirmação por lá.

Situações do documento

• Aguardando assinatura: o link foi enviado e o doador ainda não assinou.
• Assinado: com a data e a hora da assinatura. O botão Baixar abre o PDF.
• Recusado: o doador abriu a página e recusou. Para pedir de novo, envie o documento outra vez.
• Falhou no envio: a plataforma de assinatura não respondeu na hora. Envie de novo em alguns minutos.

Reenviar o link

Use quando o doador perdeu a mensagem. Clique em Reenviar link na linha do documento: o mesmo link é enviado de novo, pelo mesmo canal. Cada documento pode ser reenviado até 3 vezes por dia, e cada doador pode receber até 5 documentos novos por dia.

Onde fica o documento assinado

Quando o doador assina, o GeDOA guarda o arquivo em Evidências da Doação, no mesmo cadastro, com o nome do documento seguido de (assinado, com relatório de auditoria). O relatório de auditoria vai nas últimas páginas do mesmo PDF. Ele registra quem assinou, quando, de qual aparelho e cada passo até a conclusão.

Quem pode enviar

Os perfis Gestor e Usuário podem enviar e reenviar. Nos perfis personalizados, a opção Enviar documentos (PDF) para assinatura eletrônica já vem liberada para quem pode editar doadores, e o Gestor pode mudar isso em Perfis de acesso. O perfil Usuário Leitura vê a lista, mas não envia.

Perguntas frequentes

Posso enviar um documento em Word?

Não. Salve o arquivo como PDF antes (no Word, Arquivo, Salvar como, tipo PDF) e envie o PDF.

O doador não recebeu o e-mail. O que faço?

Peça para ele olhar a caixa de spam e confira o e-mail no cadastro. Se o celular estiver certo, envie o documento de novo escolhendo WhatsApp.

Posso cancelar um documento já enviado?

Ainda não há um botão para cancelar. Se o documento foi enviado errado, avise o doador e envie a versão certa.

A assinatura vale juridicamente?

É uma assinatura eletrônica com registro de data, hora, aparelho e carimbo de tempo, guardado no relatório de auditoria. Para documentos que exigem certificado digital (ICP-Brasil), use o meio que a lei ou a outra parte exigir.